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使いこなすぞ・・・・  電子メール応用編

  アウトルックエクスプレス(OE)の基本的な使い方はここ
 

 

 
 スパムメール(迷惑メール)が来て困る、中身を見ないで削除したい

メールをダウンロードしないで、ヘッダー(送信者名や件名など)のみを見て、メールサーバから削除できるツールもあります。ヘッダーのみを見るので動作がとても軽くて早いですので、OEの他にPostPetなどの複数のメールソフトを使っている場合など、わざわざメールソフトを起動してメールチェックしなくてもメールが来ているかどうかがわかるので便利です。

【参考】 Delete On Server

Delete On Server

ただし、このツールで削除すると元には戻せませんので十分注意してください。

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Excelで作成した文書や表をそのままメール本文にいれて送信したい
(Excel2000の文書をOEのコピーする時、振り仮名がつかないようにしたい)

Excelで作成した文書や表をメールで送る場合は添付ファイルにするのが一般的ですが、そのままメール本文にいれて送信することも可能です。

またExcel2000で作成した文書を単純にOEの本文にコピー&ペーストすると、振り仮名がついてしまいますが(Excel2002だとこの現象はないようです)、下記の方法だと振り仮名がつきません。

  1. 送信したいExcelのセルの範囲を選択
  2. 「ファイル」→「送信」→「メールのあて先」をクリック
  3. 通常のメールのようにあて先のアドレスを入力(OEの機能を使っています)
  4. 「この選択範囲を送信する」を押す

これでOEを使って見たままの形で送信できます。

ただし、このメールはHTML形式ですので、受信側がOEの場合「メールはすべてテキスト形式で読み取る」設定にしていると表示されません。
表示するには「ツール」→「読み取り」タブで上の項目のチェックを外せばOK。

セキュリティ面を考えると、この方法はあまりおすすめしません。なぜなら、HTMLメールはウィルスや悪質なスクリプトが混入する恐れがありますので、できるだけ使わないのがマナーだと思います。同様の理由で受信側も「すべてテキスト形式で読み取る」設定をおすすめします。必要であれば、本文にファイルの内容を明記した上で添付ファイルとして送りましょう。

Excelで作成したファイルをメールで送る方法

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OEのメールのデータを別の場所に移動したい

OEのメールデータはWindowsが入っているCドライブ以外のDドライブなどの別の場所に移動しておくとシステムが不安定になってもデータは安全ですし、Windowsの再インストールなどを実行するときなどに便利です。
とはいえ、念のために定期的に、あるいはWindowsの再インストール時にはCD-Rなどの外部メディアにバックアップすることをおすすめします。

やり方は・・・・・

  1. 移動したい場所(Dドライブなど)にメール用のフォルダを作る
  2. OEを起動
  3. 「ツール」→「オプション」→「メンテナンス」タブを開く
  4. 「保存フォルダ」を押す
  5. 「保存場所」のダイアログで「変更」を押す
  6. 先に作成したメール用のフォルダを指定→OK

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自宅(会社)あてのメールを会社(自宅)でも読みたい

自宅(会社)のPCあてのメールを会社(自宅)のPCでも読みたい(メールチェックする)場合、いくつかの方法があります。

【方法その1】OEの転送を使う

  1. OEの「ツール」→「メッセージルール」→「メール」と開いて、「新規作成」を選択します。
  2. 「ルールの条件」で転送したい自分宛のメールアドレスや送信者のアドレスを選択します。
  3. 「ルールの説明」でリンク部分(下線の部分)をクリックするとメールアドレスを入力できます。これはアドレスだけではなくて、件名などで転送するものを選択する子ともできます。
  4. 「ルールのアクション」で転送先を設定します

ただし、この方法は自宅のPCでOEが定期的にメールを自動受信する設定にする必要があります。ADSLなどで常時インターネットに接続されていれば問題ありませんが、ダイヤルアップ接続だと電話料金がかかりますので注意が必要です。

【方法その2】 会社のPCにも自分の個人のメールアカウントを設定をする

設定方法は「OEで複数のメールアドレスを使いたい」を見てください。

この場合、両方のPCに「メールをサーバに残す」設定にしておくと、会社でも自宅でも受信できますので便利ですが、「○日後にサーバから削除」にしておかないとメールサーバがパンクして新しいメールが受信できなくなりますので注意。

ただし、会社によっては会社のPCに個人のメールアカウントを設定するのは禁止されている場合がありますし、PCを他人と共有していると他の人に読まれることがありえますので注意。

【方法その3】 WEBメールを使う

自宅でも会社でも読みたいメールはWEBメールを使うと便利です。インターネットに接続できる環境とブラウザさえあれば、どこでもメールチェックできます。無料で使えるものがたくさんありますのでお好きなものをどうぞ。

ただし知り合いにこのメールアドレスを伝える必要があります。またメールアドレスを登録する必要のある各種サービスによっては無料のWEBメールでは登録できないことがあります。

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OE6にバージョンアップしたら添付ファイルが開けなくなってしまった

こちらを見てください(トラブル編)

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ウィルスの感染を防ぐためにHTMLメールを表示しないようにしたい(テキスト表示にする)

Outlook ExpressはIE6 SP1を適用すると受信メールをすべてテキストで表示する設定が可能になります。こうするとIEのセキュリティ・ホールを悪用するようなウイルスやスクリプト・ベースのウイルスを防げます。(OEでHTMLメールを表示するのにIEのプログラムが使われます)
ただし、添付ファイルをうかつに開かない、「WindowsUpdate」を随時実行して修正パッチを当てる、ウィルスワクチンソフトの導入する、といったことは必要です。

【参考)】「初心者のためのウィルス対策 」 

【設定方法】

  1. 「スタート」→「WindowsUpdate」をクリック→「製品の更新」をクリック
  2. 自動的に必要な修正プログラムが選択されます
  3. IE6 SP1を選択してダウンロード、インストールは説明に従います
  4. IE6 SP1をインストールしたらOEを起動
  5. 「ツール」→「オプション」→「読み取り」タブをクリック
  6. 「メッセージはすべてテキスト形式で読み取る」にチェックを入れる→「OK」を押す

さらに「ツール」→「オプション」→「送信」タブで「受信したメッセージと同じ形式で返信する」のチェックを外しておくとHTMLメールを送ってきた相手にもテキスト形式のメールが送れます。

HTMLメールを受信した場合、HTMLソースは添付ファイルとして表示されます。送信者、および受信メールが信頼できるものであれば、添付ファイルを保存してウィルスチェック後に開けば、HTML形式で見られます。

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メールを送ったら
、「HTMLはやめて」って言われた。なんにもしてないのに・・・・

  アウトルックエクスプレス(以下、OE)は初期設定ではHTML形式のメールを送信するようになっています。HTMLはホームページを作成する言語です。ためしにこのページにマウスを置いて右クリック、「ソースの表示」を選択してみてください。「メモ帳」が開いて、なにやら英語と日本語がごちゃごちゃならんでいると思います。これがHTML(ハイパー・トランスファー・マークアップ・ランゲージ)です。

HTML形式は文字に色をつけたり、背景を入れたりできて楽しいメールになりますが、どうしてもファイルサイズが大きくなりますので、受信するのに時間がかかり、たくさんのメールを受信する人には嫌がられる場合があります。また、メールソフトによってはHTML形式のメールを受信できない、受信しても文字化け(正常に表示されない)したりする場合があります。メールソフトはOEだけではありません。また、人気のポストペットも正常に受信できません。

また、HTMLメールにはスクリプトを埋め込むことが出来るため、ウィルスを媒介したり、悪意のあるプログラムを自動実行させたりすることとも可能なため、セキュリティ面からも嫌われることが多いので普通は使わないほうが無難です。

相手がHTML形式のメールを受信できるのがわかっていて、気の置けない友達などに送る時以外はテキスト形式で送信するのがマナーであり、一般的です。

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テキスト形式のメール
ってどうするの?

 「ツール」→「オプション」→「送信」タブ→「メール送信の形式」で「テキスト形式」にチェックを入れます。

さらに「ツール」→「オプション」→「送信」タブで「受信したメッセージと同じ形式で返信する」のチェックを外しておくとHTMLメールを送ってきた相手にもテキスト形式のメールが送れます。

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 「送信ボタン」を押してもメールが送信できない

  「送信ボタン」を押しただけでは、メールは「送信トレイ」に移動しただけです。「送受信」を押すと「ダイヤルアップの接続」がでますので、「接続」を押すと電話がつながり、送信されます。

「POP before SMTP」について
 最近はスパムメール(迷惑メール)を防ぐために、最初にメールチェックをしてからでなければ送信できないプロバイダが増えています。
 SMTP(送信)サーバは認証機能を持っていませんので、認証機能を持つPOP(受信)サーバにアクセスしてメールチェックすることにより正規ユーザーだということを認証し、その後一定時間送信を許可するしくみです。これを「POP before SMTP」といいます。多くの場合、認証が有効なのは受信操作をしてから10〜20分間ですので、その間に送信をしなければいけません。
 ところが、OEの「送受信」ボタンを押すと最初に「送信」を実行してから「受信」をしますので、普通に「送受信」ボタンを押して送信しようとするとエラーになることがあるわけです。ただし、エラーになっても受信は実行されていますので、もう一度「送受信」ボタンを押せば送信できます。

【具体的な送信方法】
1.メールを作成し「送信ボタン」を押す(「送信トレイ」に移動します)
2.「送受信」ボタンの横の▼をクリック
3.「すべて受信」をクリックしてメールの受信をする
4.再度「送受信」ボタンの横の▼をクリック
5.「すべて送信」をクリックするとメールが送信できます

 

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POP before SMTP での便利な設定(常時接続の場合)

ADSLなどの常時接続であれば、下記のように設定すると便利です。
こうするとOE起動時に自動的に受信操作をし、メールを作成中も設定時間ごとにメールチェックをしてくれますので、常にPOPサーバから認証された状態になっていますので、送受信ボタンを押すだけで送信できます。
ただし、ダイヤルアップ接続の環境では通信費がかかるのでおすすめしません。

1.OEを起動
2.「ツール」→「オプション」→「全般」タブを開く
3.「メッセージの送受信」で「起動時にメッセージの送受信を実行する」にチェックを入れる
4.「新着メッセージをチェックする」にチェックを入れる
5.「新着メッセージをチェックする」の横の欄で時間を設定する→「OK」を押す
 時間は5分〜15分ぐらいでいいと思います。
 あまり短いとサーバに負担をかけますので注意。

 

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友達からのメールを
受信したいのに「受信ボタン」がない!

 「送受信」ボタンを押すと、受信と送信を同時に行ってくれます。
 「送受信」ボタンの横の▼をクリックすると、「送信」のみ、「受信」のみもできます。

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「受信フォルダ」や
「連絡先」、「プレビュー」のウィンドウが消えちゃった

  「表示」→「レイアウト」で、「受信フォルダ」や「連絡先」、「プレビューウィンドウを表示する」にチェックを入れ、「OK」を押す。ツールバーなどの表示もここです。
ただし、
ウィルスに感染する恐れがありますので「プレビューウィンドウを表示する」はチェックを外すことをおすすめします。

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受信メールを整理
したい

  「送信者」「件名」「受信日時」などをクリックすると、ABC順、あいうえお順、受信日時順等に並び替えてくれます。クリックするたび、昇順、降順が入れ替わります。

こうすると、送信者別や件名別などにまとまりますので、仕分けしやすくなります。 

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仕分け用
の受信フォルダを作りたい

  受信トレイを右クリック、「フォルダの作成」→「フォルダ名」を入力→「OK」

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OEで複数のメールアドレス
を使いたい(メールアドレスの追加)

 仕事用、プライベート用と複数のアドレスを取得すると便利です。

  1. 「ツール」→「アカウント」→「メール」タブ→「追加」→「メール」→「インターネット接続ウィザード」が開きます。
  2. 「表示名」を入力→「次へ」
    (「表示名」はメールを受信した相手のOEの「送信者欄」に表示される、あなたの名前です)
  3. 「既存の電子メールアドレスを使用する」にチェック→新規に設定したいアドレスを入力→「次へ」
  4. 「受信サーバ」(POPサーバ)、「送信サーバ」(SMTPサーバ)を入力→「次へ」
  5. 「アカウント名」、「パスワード」を入力、「パスワードを保存する」にチェックを入れると、あとが楽。
  6. 「完了」を押す

 「ツール」→「アカウント」→「メール」タブ→「追加」→「メール」で、標準で使いたいアドレスをクリック、「既定に設定」を押すと、それを標準で使うアドレスに設定できます。

【各アドレスの詳しい設定】

1.「ツール」→「アカウント」→「メール」タブ→「追加」→「メール」タブをクリック

2.該当のメールアドレスを選択し、「プロパティ」をクリック

3.「全般」タブをクリック
「メールの受信時および同時期にこのアカウントを含める」にチェックをいれると「送受信」ボタンを押すだけでこのアカウントもメールチェックできます。

4.「詳細設定」タブをクリック
「サーバにメッセージのコピーを置く」にチェックを入れると、同じアカウントを設定した別の場所のPCでもメールが読めます。

【注意】
 
この場合「サーバから削除する」にチェックをいれないと、いつまでもメールサーバにメッセージが残ることになり、容量がオーバーすると新しいメールが受信できなくなリますので注意してください。何日後に削除するかは「サーバから削除する・・・○日後」のところで自由に設定できます。
 いらないメッセージをサーバから削除するためには「削除済みアイテムを空にしたらサーバから削除」にチェックを入れておきます。OEで不要なメッセージを削除して、削除済みアイテムを空にしてから送受信ボタンを押してメールチェックすると、サーバに残っている不要なメッセージをサーバから削除してくれます。

 無料でもらえるメールアドレスはここを見てね。

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送信時にメールアドレスを切り替え
たい

  1. 新規作成など、メール作成画面を出す。
  2. 「送信者」の欄に標準のアドレスが表示されますので、そこをクリック
  3. 設定したアドレスがプルダウンされますので、目的のアドレスをクリック

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同じOEを家族で
使いたい

  1. 「ファイル」→「ユーザー」→「ユーザーの追加」でできます。
    パスワードを設定すれば、子供にかってにいじられるのを防げます。
  2. ユーザーの切り替えは「ファイル」→「ユーザーの切り替え」
  3. アドレス帳はそれぞれに持てます。(共通にも設定可能)

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メールにカッコいい署名
をつけたい

  1. 「ツール」→「オプション」→「署名」タブ
  2. 「作成」ボタン」
  3. 「署名の編集」ウィンドウで署名を書く
  4. 「署名#1」を選択して「名前の変更」を押し、わかりやすい名前をつける(このままでもOK)
  5. 「既定に設定」を押すと、それを標準で使う署名に設定できます
  6. 「すべてのメッセージに署名を追加する」にチェックを入れると、メール作成時に自動的に標準の署名がはいります。
  7. 署名を使い分けたい場合は、メール作成画面で「挿入」→「署名」で登録した署名を選べます

☆署名作成ウィンドは小さいので、テキストエディター(メモ帳など)で作成して、コピーすると楽です

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友達から「開封確認のメッセージがきた」と言われた
、これなに?

 OE5.5では、相手がメールを開封したかどうか、確認するメッセージを送る機能がありますが、相手がそれに対応したメールソフトを使っているとは限りませんので、この機能はOFFにしたほうが賢明です。

「ツール」→「オプション」→「確認メッセージ」タブ→「開封確認メッセージの要求」のチェックを外す

「開封確認メッセージの返信」は、お好きなように・・・・・・

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文字が小さくて見ずらい

 「ツール」→「オプション」→「作成」タブ→「フォントの設定」で、書体、文字の大きさなどを設定できます

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つい電話を切り忘れ
てしまう

 「ツール」→「オプション」→「接続」タブで、「送受信が終了したら切断する」にチェックをいれる

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いちいち送受信ボタンを押すのがめんどくさい
、すぐ受信したい

 「ツール」→「オプション」→「全般」タブで、「起動時にメッセージの送受信を実行する」にチェックをいれる

「ツール」→「オプション」→「全般」タブで、「起動時に受信トレイを開く」にチェックをいれると、すぐ受信画面になります

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特定の相手からのメールは受信したくない

  1. 受信したくないメールを表示して、「メッセージ」→「送信者を禁止する」を押せば、以降このアドレスから送信されたメールは拒否されます
  2. まちがって設定してしまったり、再度受信したい場合、受信したくないメールアドレスを追加、変更したい場合は、 「ツール」→「メッセージルール」→「禁止された送信者の一覧」で該当のアドレスをチェック、「削除」→「OK」で元に戻リます。受信したくないメールアドレスを追加、変更、削除ができます

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メルマガに書いてあるアスキーアート
(文字絵)がうまく表示されない、レイアウトが崩れる

 「表示」→「文字のサイズ」→「等幅」にチェックをいれる

または、すべてのフォントをMSゴシック、またはMS明朝などにする。
MS-Pゴシック、MS-P明朝では文字によって幅がちがうので文字絵が崩れます)

1.OEを起動し、「ツール」→「オプション」を開く
2.「読み取り」タブの「フォント」をクリック

3.「プロポーショナルフォント」「固定ピッチフォント」の▼をクリック
4.両方ともMSゴシック、またはMS明朝などにする
5.OKを押す

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WordやExcelのファイルを添付
して送ったら「開けない」と言われた、相手も同じソフト持ってるのに・・・

 WordやExcelなどで作成したファイルはバージョンによって開けなかったり、正常に表示されなかったりする場合があります。特に新しいバージョンで新機能を使った作ったファイルなどは、古いバージョンでは開けない場合が多いようです。

これを防ぐには、あまり新機能は使いすぎないことです。相手も常に新しいバージョンのソフトを使っているとは限りません。ファイルの保存時にファイルの種類を選べますので、相手のバージョンに合った種類で保存すると大丈夫です。

なお、WordやExcelは上位互換ですので、新しいバージョンを持っていれば、古いバージョンで作ったファイルはすべて読めます。

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WIN←→MACで
メールの添付フィルが開けない

 WIN→MACは「File Exchange」がインストールされていれば、基本的にWINから受け取ったデータはMACで読めます。「File Exchange」が自動的にWINの拡張子とMACのファイルタイプ/クリエーターを相互に変換するからす。

MAC→WINの場合はファイル名に必ず拡張子をつけましょう。そうしないとWIN側ではOSがどのソフトを使うのかわからず、開けません。中身の種類(文書とか写真とか)がわかっている場合は適当な拡張子をつけてやれば開けることもあります。

しかし、WIN←→MACに限らず、WIN同士でも相手が同じソフトを持っていないと、ワープロで作成した文書を添付ファイルで送っても開けない場合があります。

たとえWordでもバージョンがちがうと、新しいバージョンの新機能を使ったファイルは古いバージョンでは開けない、または正確に表示されない場合があります。文字を装飾したりしていると、その命令が入っているのでテキストファイルではなくなります。

一番いいのは修飾は避け、文字だけのテキストファイルにすることです。「名前を付けて保存」で保存形式が選べますので、「テキスト形式」を選べばOKです。

メールもテキスト形式で送るのが最善です。

どうしても装飾したままで送りたい、あるいはどうしても相手がファイルを開けないと言うのでしたら、HPを利用するといいです。Wordで作成したファイルをHTML形式で保存し、自分のHPにファイルを転送、URLを相手に伝えます。相手はそのページをダウンロードすればOKです。

これだと、多少レイアウトが変る場合がありますが、特別なソフトがなくても大丈夫、写真などもOKです。

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2台のPCで同じメールアドレス
を使って両方で受信したい

 自宅と会社など、2台のPCで同じメールアドレスを使って、両方で受信したいことがあります。まずは両方のPCにメールアカウントを設定しましょう。

  1. 「ツール」→「アカウント」→「メール」タブ→「該当のメールアカウント」 →「プロパティ」→「詳細設定」タブを開く
  2. 「サーバにメッセージのコピーをおく」と「サーバから削除する」にチェックを入れる
  3. 「○日後」は何日後にサーバから削除するか適当な数字を入れてください。

複数のアカウントを登録している場合は、アカウントごとに設定してください。

 もうひとつの設定法(メインのPCとサブのPCがある場合)
メインPCのほうは、「サーバにメッセージのコピーをおく」のチェックを外し、サブPCは「サーバにメッセージのコピーをおく」にチェックを入れる、という方法もあります。こうすると、メインPCのほうには必ず受信メールが残ります。普段はメインPCだけを使用し、外出時など、たまにノートPCでメールチェクしたい場合などにいいと思います。

【おまけ】
「削除済みアイテムを空にしたら・・・」にチェックをいれます
不要なメールを削除し、削除済みアイテムのフォルダを空にしてから再度メールチェックすると、サーバから完全に削除してくれます。絶対に不要なメール(DMなど)は、この機能を使って削除すればもう一方のPCで無駄に不要メールを受信することがなくなります。

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送信したはずなのに、「送信済みアイテム」にメールがない

 OEの「ツール」→「オプション」→「送信」タブで 「『送信済みアイテム』に送信メッセージのコピーを保存する」のチェックが外れていませんか?

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まだまだ工事中ですが、少しづつ更新していきます

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